ferramentas de gestão

Organizar seu dia de trabalho pode ser muito complicado. Quer você pertença a uma grande ou pequena empresa, realizar toda a lista de tarefas diárias sempre terá seus desafios. Com a popularidade do trabalho remoto ganhando força no “novo normal” de hoje, gerenciar sua carga de trabalho e, ao mesmo tempo, certificar-se de que todos permaneçam conectados se tornou duas vezes mais difícil.

Pode ser difícil tentar colocar todos na mesma página. Muitas tarefas, reuniões e colaboração, novas informações chegando diariamente, novos funcionários entrando, antigos saindo, tentando preservar e atualizar o conhecimento dentro da empresa – como você não se perder no caos?

Felizmente, existem ferramentas de gestão voltadas para organizar seu trabalho e ajudá-lo a executar suas atividades com mais eficiência. Existem centenas deles e você pode se perder na lista imensa de ferramentas organizacionais. Então, como você escolhe o caminho certo para você?

Escolhendo as ferramentas de gestão ideais!

Primeiro, você precisará avaliar o que precisa. Que tipo de serviço você procura? As ferramentas de gestão que você já tem oferecem todos os recursos que você precisa? Compile uma lista de possíveis aplicativos que podem ser úteis para você.

Em segundo lugar, depois de fazer uma lista de possíveis ferramentas de gestão que você pode usar, considere a capacidade de cada uma delas preencher as lacunas. Se você pode encontrar apenas uma ferramenta que possa fazer todas as tarefas organizacionais que você precisa, por que obter duas ou três ferramentas de gestão separadas para fazer o que uma plataforma única pode fazer?

Terceiro, leia os comentários. Você precisará ouvir o que os clientes reais têm a dizer sobre as ferramentas que você está considerando. O feedback é essencial para uma decisão informada; e depois de escolher a(s) ferramenta(s) que precisa, retribua o favor e escreva uma avaliação honesta e construtiva que ajudarão outras pessoas.

Quarto, teste! Você realmente não saberá se a ferramenta funcionará da maneira que você imaginou se não experimentá-la. Vá até a sua lista e faça um teste gratuito (se possível) das ferramentas. Coloque-as nas tarefas que você precisa que executem e veja como eles aguentam ou quão rápida e eficientemente podem realizar essas tarefas para você.

Então, agora que você deu as etapas iniciais para escolher as ferramentas de gestão organizacionais perfeitas para você, confira essas dicas de ferramentas.

Melhores ferramentas de gestão para o trabalho

Trello

Vamos começar nossa lista com o Trello. Esta é uma ferramenta organizacional e de gerenciamento de projetos que usa cartões de tarefas e painéis de projeto. Esta ferramenta permite que você anote suas tarefas diárias em cartões virtuais, atribua datas de entrega e adicione anexos. Você pode convidar sua equipe e atribuir tarefas a eles também.

Seus painéis de projeto permitem que você coloque suas visualizações em uma plataforma organizada onde você pode monitorar o progresso do seu projeto. Você pode colaborar com sua equipe, independentemente de onde cada um de vocês esteja baseado. É muito fácil de usar e, o melhor de tudo, o Trello sincroniza em todos os seus dispositivos.

Slab

A Slab é uma ferramenta que permite criar, armazenar e organizar seus dados. Ele também se integra bem com suas ferramentas existentes, portanto, não seria necessário substituir e  transmitir novas instruções aos membros da equipe. Seu recurso de pesquisa unificada permite que você extraia quaisquer dados necessários de qualquer uma das ferramentas existentes. 

Isso economiza tempo tentando lembrar qual ferramenta tem quais dados. Outro recurso útil é o Slab Topics, que não apenas organiza os dados em pastas e tags, mas também fornece contexto relevante para facilitar a navegação, o aprendizado e a transferência de conhecimento dentro da empresa.

Ele também oferece dezenas de templates do setor para inspirá-lo e dar ideias 一 então, seja para capacitar novos funcionários, documentar reuniões semanais de equipe ou criar manuais de usuário, o Slab tem uma extensa biblioteca de templates projetados para suas necessidades organizacionais.

E um bônus: é fácil de usar que a criação e a organização podem ser feitas até mesmo pelos membros menos experientes em sua organização.

ProjectManager.com

Se você gerencia equipes grandes e diversificadas, pode considerar o ProjectManager.com. Essa ferramenta premiada tem mais de mil integrações, incluindo Microsoft Office, Salesforce, Dropbox, Slack e Google Apps.

Possui gráficos de Gantt, quadros Kanban e listas de tarefas. Eles têm software de gerenciamento de projeto, ferramentas de planejamento e painéis de projeto, entre outras coisas. Você pode colaborar e planejar projetos com sua equipe de forma rápida e fácil. Ele funciona em PC e Mac e não precisa de nenhum download ou instalações complexas.

Box

O Box é um dos serviços de armazenamento em nuvem mais seguros disponíveis atualmente. Você pode escolher com quem deseja compartilhar seus arquivos. Você pode armazenar todas as suas informações comerciais confidenciais no Box Drive e ficar tranquilo, pois permanecerá seguro.

Ele também é integrado ao Mac Finder e ao Windows Explorer para que você possa usá-lo tanto no Windows PC quanto no Mac. Você pode editar qualquer arquivo, até mesmo CAD, em seu navegador e ele será salvo automaticamente no Box.

O próprio aplicativo ocupa pouco espaço em disco. Permite compartilhar arquivos grandes sem precisar baixar nada. Você pode simplesmente compartilhar o link para seus arquivos com sua equipe. Não sobrecarrega seus sistemas com downloads pesados e permite uma colaboração fácil e em tempo real dentro da sua equipe.

Microsoft OneNote

Se sua empresa tiver uma assinatura do Office 365, provavelmente você terá acesso ao Microsoft OneNote, uma ferramenta de colaboração excelente e segura que as organizações podem utilizar no gerenciamento de projetos, melhoria de processos e operações diárias. O OneNote é ideal para gerenciar projetos com membros em vários locais, pois a ferramenta permite correspondência e feedback em tempo real.

Um recurso chamado SharePoint permite que as equipes criem seu próprio “wiki” e organizem e armazenem grandes quantidades de informações em um só lugar, facilitando a otimização de ideias e recursos para todos.

Conclusão

Não importa o quão ocupado você esteja ou quão caótico seus dias de trabalho pareçam ser, há sempre uma ferramenta, ou várias, por aí que podem ajudá-lo a manter suas tarefas e agendas organizadas. Essas coisas existem para tornar seu trabalho muito mais fácil, suas colaborações mais divertidas e sua equipe engajada, não importa onde estejam. Tudo o que você precisa fazer é encontrar as ferramentas de gestão certas que funcionarão para você.

Leia também sobre ferramentas de gestão de pessoas para o seu RH!

*Artigo escrito por Mary Jo Johnson – Content Marketing Manager da Slab

*Traduzido por Andrea Nuñez – Analista de Marketing da Accenda Digital

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