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O mapeamento do fluxo de valor pode trazer muitos resultados para sua empresa.

Não é nenhum segredo que documentar e analisar seus processos de negócios é vital para desenvolver um negócio mais saudável e alcançar a melhoria contínua da sua empresa.

No entanto, por mais que os benefícios do software para mapeamento de processos de negócios sejam sempre discutidos, o mapeamento do fluxo de valor não recebe a mesma parcela de atenção.

Isto é um erro.

O mapa de fluxo de valor é tão ou mais importante para reduzir o desperdício e aumentar a eficiência do seu negócio, pis agregam valor ao seu produto ou serviço.

É por isso que mostrarei a você como criar um mapa de fluxo de valor do início ao fim, sem perder tempo e verificando oportunidades de melhoria.

Vamos lá?

O que é mapeamento do fluxo de valor?

Um mapeamento do fluxo de valor é um diagrama dos estágios pelos quais os seus produtos passam desde o momento em que você obtém os materiais até chegar aos clientes, ou seja, é a análise da cadeia de fluxos de material.

Este diagrama mostra o fluxo do produto por meio de suas estações de trabalho e registra números atualizados de itens como o estoque permanente em cada etapa, quanto tempo o produto leva para ser finalizado e o tempo total do produto cada vez que percorre todo o sistema.

O mapa de fluxo de valor não é projetado para dizer exatamente o que acontece nos processos de sua empresa. É para isso que o mapeamento dos processos de negócios serve.

Ao invés disso, com esses números aplicados ao fluxo geral de um produto final, torna-se possível encontrar e eliminar facilmente os maiores pontos de desperdício em seus processos.

O mais legal desse modelo é que não importa, necessariamente, onde sua equipe está localizada ou até mesmo se você está trabalhando com uma equipe remota – contanto que você possa obter as informações básicas, você será capaz de analisar seus processos de produtos usando este método.

Como fazer um mapeamento do fluxo de valor?

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Quer saber, na prática, como isso acontece? Confira o passo a passo abaixo para realizar as tarefas de forma eficiente e minimizando erros.

Selecione o produto e o escopo

Primeiro, você precisa escolher qual produto (ou família de produtos) você irá analisar.

O produto específico não é muito importante, pois você deve fazer um mapeamento do fluxo de valor para tudo o que está produzindo ou fornecendo para os clientes.

No entanto, se esse for o primeiro mapa de fluxo de valor que vai desenvolver é melhor selecionar o produto que tenha o maior volume ou seja o mais relevante para sua empresa no estado atual.

Dessa forma, você analisa o desperdício do produto mais importante para o fluxo de receita de sua empresa, trazendo resultados realmente preciosos.

Depois de selecionar um produto, você precisa definir o escopo do mapa de fluxo de valor. Isto é, onde o mapa começa e termina.

A maneira mais fácil de fazer isso é ir do ponto em que você recebe seus produtos (ou matérias-primas) de seus fornecedores até a entrega do produto para seus clientes.

É possível criar um mapa para todo o processo, do início ao fim, se houver mais fornecedores antes ou depois de você na jornada do produto, indo dos materiais até os clientes finais.

No entanto, se você mapear todo o processo, convém usar símbolos genéricos para os processos que não estão relacionados a um sistema que você pode controlar.

Dessa forma, você não precisa saber como eles conduzem seus negócios para criar um mapa preciso. Você só precisa saber quanto tempo leva para o material chegar até você.

Como alternativa, você pode usar as caixas que geralmente são reservadas para os estágios do processo em seu negócio para representar empresas nos seus vários estágios do ciclo do produto (incluindo o seu próprio).

Dessa forma, há uma escala consistente para você identificar a cadeia de maior volume de resíduos que está sendo gerada.

Por sua vez, isso pode permitir que você identifique se é mais realista e vantajoso melhorar o final do processo ou procurar um fornecedor diferente (ou outra empresa em uma parte diferente da cadeia).

Por exemplo, digamos que você esteja traçando o mapeamento do fluxo de valor do produto em referência à sua própria empresa. Isso significa que você começa recebendo materiais de seus fornecedores e termina entregando o produto para seus clientes.

Crie o mapa do processo

Agora é hora de criar o mapa do processo em si. Isso significa que você precisa separar os vários estágios pelos quais o produto passa em sua empresa antes de ser vendido.

Veja onde o mapeamento do fluxo de valor é diferente do mapeamento do processo de negócios.

Para o fluxo de valor, você não deve registrar todas as tarefas realizadas no produto, pois não está analisando a eficiência dos seus próprios processos (pelo menos, não diretamente).

Ao invés disso, os estágios do processo devem ser separados em várias estações de trabalho para as quais o produto passa durante sua execução.

Por exemplo, se você está fazendo um bolo, as etapas do processo seriam essas:

  • Fornecedor
  • Logística para a sua instalação (frequência de entregas, ex: semanalmente)
  • Ingredientes
  • Forno
  • Recheio
  • Corte
  • Cobertura
  • Decoração
  • Controle de qualidade
  • Embalagem
  • Envio para os clientes (com frequência de entregas, ex: diariamente)
  • Cliente

Isso significa que você não precisa ter nenhum fluxograma sofisticado para os diferentes tipos de etapas do processo, pois estamos mais interessados ​​nas estações de trabalho e na quantidade de tempo que o produto leva em cada uma delas.

Por esse motivo, cada estação pode ser rotulada em caixas separadas com setas mostrando o fluxo do produto através delas.

Se uma estação for usada várias vezes durante o processo, caixas separadas ainda devem ser criadas para representar os diferentes estágios de trabalho pelos quais o produto passa em diferentes fases e períodos.

Registre o fluxo de informações

Em seguida, é hora de mostrar o fluxo de informações importantes entre você, seus clientes e seus fornecedores em termos de produto.

Isso significa conhecer e registrar como os clientes encomendam seu produto, quantas vezes eles pedem e como você atende a essas demandas por meio de sua comunicação com o fornecedor.

Por exemplo, se seus clientes comprarem o produto na loja, isso contaria como um pedido diário (eles fazem o pedido no mesmo dia em que eles pegam), e uma média pode ser calculada para você identificar o que você precisa para cada dia atingir essa meta.

Quanto ao seu fornecedor, as mesmas regras se aplicam. Registre com que frequência você faz um pedido ao fornecedor e qual previsão ideal para obter o número de produtos que você precisa.

A parte final deste passo é mostrar como você comunica suas necessidades às várias estações envolvidas na criação do produto.

Isso não precisa ser detalhado, mas é útil saber com que frequência você está demorando em cada uma dessas estações.

Por exemplo, você pode criar uma caixa com uma programação semanal (ou mensal) dentro dela e desenhar as setas dessa programação para cada uma das estações que são mantidas nesse tipo de rota.

Para mostrar isso em seu mapa de fluxo de valor, crie uma caixa na parte superior central do seu diagrama e nomeie-a como “controle de produção”. Então, desenhe e rotule:

  • Duas setas do cliente para o controle de produção (uma para a frequência com que as ordens são feitas e outra para a previsão do produto)
  • Duas setas do controle de produção para seus fornecedores (uma para a frequência com que as ordens são feitas, uma para previsão do material)
  • Seta para caixas para os horários das várias estações de trabalho (por exemplo, uma caixa de programação diária, uma caixa de programação semanal, etc)
  • Setas de suas caixas de agendamento para as estações de trabalho que são executadas nesses agendamentos

Mensure e registre os resultados atuais

Agora que entendeu os fundamentos do mapeamento do fluxo de valor, é hora de analisar as especificidades de sua configuração atual e registrar informações importantes sobre seu desempenho.

Isso geralmente significa tomar nota de:

  • Números de inventário
  • Tempo do ciclo
  • Mudança de prazo
  • Tempo de atividade
  • Números de funcionários/operadores
  • Turnos trabalhados
  • Tempo de trabalho
  • Taxa de desperdício
  • Tamanho do pacote/tamanho dos pallets
  • Tamanho do lote

A maioria desses fatores é autoexplicativo, mas a chave aqui é garantir que você não esteja dando valores equivocados e que registre com precisão cada etapa do processo que você descreveu.

Por exemplo, o inventário é algo fácil de contar na teoria, mas na prática é muito confuso.

Pallets e itens podem muitas vezes ser armazenados em lugares afastados ou inadequados e isso pode levar a vários problemas como o desperdício.

Este é exatamente o tipo de risco que o mapeamento do fluxo de valor reduzirá, por isso, não o ignore. Se houver inventário flutuante, ele ainda conta como inventário.

O ciclo e tempo de troca você já conhece: o ciclo é quanto tempo leva para criar um produto (nesse estágio do processo) e o tempo de troca é quanto tempo leva para começar a produzir o próximo item.

O restante é exatamente o que você já entende. O tempo de funcionamento corresponde a % do tempo de trabalho que o sistema está em funcionamento e a taxa de descontinuidade refere-se a quando um processo não resulta em um produto satisfatório.

Sabendo esses fatores, registre-os abaixo do seu mapa de fluxo de valor atual, alinhando seus conjuntos de dados para mostrar em qual etapa do processo eles estão se referindo. Ou seja, coloque os dados do “forno” abaixo do estágio “forno” e assim por diante.

Crie uma linha do tempo

Em seguida, você precisa criar uma linha do tempo para o produto conforme ele se move pelas várias etapas do processo. Isso precisa ser dividido em dois segmentos:

  • A quantidade de tempo entre cada estágio do processo
  • O tempo de ciclo para cada estágio do processo

Em seguida, os dados precisam ser organizados no mapeamento do fluxo de valor de forma a deixar claro qual prazo corresponde a cada ciclo e o tempo entre os estágios do processo.

No final da linha de processo, você poderá calcular facilmente dois valores:

  • O tempo de execução total (quantidade de tempo para o processo completo – tempo de ciclo + tempo entre estágios)
  • O tempo total do ciclo (quantidade de tempo em que o produto está sendo trabalhado)

O tempo de execução total pode ser arredondado para uma unidade apropriada (por exemplo, 1 dia) e o cronograma geral desempenha um papel fundamental em mostrar quanto tempo é desperdiçado no produto onde não há trabalho sendo realizado no processo.

Analisando o mapa de fluxo de valor

Você configurou o mapa de fluxo de valor – parabéns! Agora é hora de mergulhar e analisá-lo.

Com os números e a linha do tempo que você criou, você poderá ver onde estão as maiores áreas de desperdício no fluxo do seu produto que podem ser excessos de estoque flutuante e os períodos de ciclo ineficientes.

Um ponto comum de desperdício é a disparidade entre o prazo de execução geral e o prazo de ciclo do produto. Quanto maior a diferença, mais tempo está sendo desperdiçado.

Geralmente, isso significa que o tempo de viagem entre as estações de trabalho é muito demorado.

Digamos que você tenha três etapas que seu produto precisa passar antes de ser concluído e enviado para seus clientes.

A maioria inicialmente pensaria em organizar isso em três estações de trabalho separadas e movendo o produto de um lugar para o outro quando cada trabalho é concluído.

Isso pode ser desnecessário e perda de tempo quando eu posso combinar minhas estações de trabalho em um único local ou em locais próximos.

É muito mais eficiente ter suas estações de trabalho tão próximas quanto possíveis para facilitar a transferência entre elas.

Dessa forma, não há chance de suas estações de trabalho ficarem ociosas enquanto aguardam a chegada do próximo item.

Basicamente, se o tempo de viagem entre as estações de trabalho não for igual ao tempo de ciclo da estação de trabalho a seguir (em relação ao número de produtos sendo processados ​​e transferidos por vez), você está perdendo tempo.

Uma vez que o seu tempo de execução total for próximo dos tempos de ciclo, você pode começar a analisar e resolver outros problemas comuns de desperdício, como estoque flutuante ou excessivo (em qualquer estágio).

Você não precisa de um mapeamento do fluxo de valor de alta tecnologia para criar uma metodologia eficaz, embora softwares como Lucidchart, SmartDraw e outros aplicativos de fluxograma existam e possam ser usados ​ para criar um mapeamento do fluxo de valor.

Porém, não há necessidade real de fazê-lo, a menos que você seja uma grande empresa com dezenas ou centenas de produtos para analisar, ou se o fluxo de valor é muito complexo e distante do estado ideal.

Não importa o que você usa, desde que a teoria e as figuras sejam precisas, estejam bem posicionadas ou desenhadas em um quadro branco em seu escritório, etc.

O segredo é se familiarizar com as estatísticas atuais e o fluxo do seu negócio.

Sem essa noção e ponto de vista de como as coisas estão sendo realizadas atualmente, você não consegue identificar onde está desperdiçando mais recursos.

Além disso, se você já usa algum tipo de software de gerenciamento de processos de negócios, você pode levar as informações registradas em suas listas de verificação de processos regulares para servir de base para seu mapa de fluxo de valor.

Você também pode achar importante aplicar a reengenharia de processos de negócios da sua empresa. Entenda como fazer isso na prática!

Então, o que você está esperando? É hora de começar!

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Como você aplica isso na sua empresa? Conte nos comentários! Se gostou, compartilhe as informações com seus amigos nas redes sociais.

Fonte: Value Stream Mapping: How to Eliminate Waste in Your Processes – Process.st

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